Coordinador de Proyectos Comerciales
Lexington
Coordinador de Proyectos Comerciales
Tiempo completo • Lexington
Beneficios:
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- 401(k)
- Salario competitivo
- Festivos pagados
Coordinador de Proyectos Comerciales
Equipo SERVPRO Phillips/Smith
Resumen del puesto
El Coordinador de Proyectos Comerciales desempeña un papel fundamental en apoyar la ejecución exitosa de los proyectos de restauración comercial desde la pérdida inicial hasta el pago final. Este puesto actúa como enlace administrativo y operativo entre clientes, gestores de proyecto, estimadores, contabilidad, subcontratistas y proveedores para garantizar que los proyectos se mantengan organizados, rentables y gestionados de forma eficiente.
El candidato ideal es altamente organizado, detallista, centrado en el cliente y capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico, manteniendo una comunicación y seguimiento excepcionales.
Responsabilidades esenciales
Comunicación con clientes y clientes
- Actuar como principal punto de contacto administrativo para clientes comerciales.
- Mantener una comunicación proactiva sobre el avance del proyecto, la documentación, la programación, la facturación y el estado de pago.
- Coordina con los clientes para obtener las aprobaciones, documentación e información requeridas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
- Ofrecer un servicio al cliente excepcional, representando al mismo tiempo el compromiso de SERVPRO con el profesionalismo y la capacidad de respuesta.
Soporte en estimación y facturación
- Ayudar a estimadores y gestores de proyectos a agilizar el proceso de estimación para acelerar la facturación y mejorar el flujo de caja.
Coordinar la preparación oportuna de presupuestos para:
- Servicios de emergencia
- Primeros sorteos
- Facturación de progreso
- Órdenes de cambio
- Facturas finales
- Asegúrate de que las estimaciones reflejen con precisión todo el trabajo aprobado realizado.
- Supervisa el estado de las estimaciones y haz seguimiento para asegurar la presentación y aprobación oportunas.
Control de costes y rentabilidad
- Asegúrate de que todos los costes relacionados con el proyecto se capturen correctamente e incluyan en las estimaciones de facturación al cliente.
- Revisa facturas, órdenes de compra, cargos de subcontratista, alquiler de equipos y costes de materiales para verificar la capacidad de recuperación.
- Trabaja estrechamente con la contabilidad y la gestión de proyectos para minimizar los gastos facturables no solicitados.
- Ayudar a identificar discrepancias en la facturación y oportunidades para mejorar la rentabilidad del proyecto.
Compras y coordinación de proveedores
- Pide materiales, equipos y suministros del proyecto según las indicaciones.
- Coordina las entregas en los lugares de trabajo.
- Mantén la comunicación con los proveedores sobre precios, disponibilidad y plazos de entrega.
- Asegúrate de que la documentación de compra esté completa y esté asignada con precisión al proyecto correspondiente.
Administración de Software de Gestión de Proyectos
- Mantener información precisa de proyectos dentro de los sistemas de gestión de proyectos de SERVPRO.
- Verifica que los presupuestos, costes, órdenes de compra, facturas, gastos de subcontratistas y órdenes de cambio estén correctamente introducidos.
- Ayudar a los gestores de proyectos en el seguimiento de la rentabilidad y el seguimiento de costes.
- Generar informes y ayudar a los líderes con las métricas de rendimiento del proyecto.
Coordinación financiera
- Apoya la cobranza ayudando con la documentación de facturas y las consultas de facturación de clientes.
- Coordina la documentación necesaria para los pagos anticipados y los pagos finales.
- Hacer seguimiento de los elementos pendientes y ayudar a resolver problemas de pago.
- Colaborar con la contabilidad para asegurar que los registros financieros del proyecto sigan siendo precisos y actualizados.
Coordinación Administrativa
- Programar reuniones, inspecciones y actividades relacionadas con el proyecto.
- Mantén los archivos electrónicos organizados del proyecto.
- Ayuda con la documentación de contratos, documentación de seguros y correspondencia de proyectos.
- Coordina con los departamentos internos para garantizar la ejecución fluida del proyecto.
- Realizar tareas administrativas adicionales apoyando a la División Comercial según se le asigne.
Cualificaciones
Obligatorio
- Diploma de secundaria o equivalente.
- 3+ años de experiencia administrativa, coordinación de proyectos, construcción, restauración o experiencia relacionada.
- Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Fuertes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Dominio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Teams).
- Capacidad para gestionar varios proyectos simultáneamente manteniendo la atención al detalle.
- Fuerte capacidad para resolver problemas y pensamiento crítico.
- Orientado al servicio al cliente con una actitud profesional.
Preferido
- Experiencia en construcción comercial, restauración o reclamaciones de seguros.
- Experiencia con QuickBooks
- Experiencia con el software de estimación Xactimate.
- Familiaridad con sistemas SERVPRO, DASH o software similar de gestión de proyectos.
- Comprensión de la facturación de proyectos, el cálculo de costes de trabajos y la elaboración de informes financieros.
- Experiencia coordinando proyectos de restauración comercial.
Conocimientos, habilidades y capacidades
- Sólidas habilidades organizativas y de planificación.
- Capacidad para priorizar plazos en competencia.
- Excelente atención al detalle.
- Conciencia financiera y comprensión de la rentabilidad del proyecto.
- Capacidad para trabajar de forma colaborativa entre varios departamentos.
- Grandes capacidades analíticas y de resolución de problemas.
- Comunicación profesional escrita y verbal.
- Capacidad para mantener la confidencialidad y ejercer un juicio sano.
Medidas de éxito
Un Coordinador de Proyectos Comerciales exitoso consistentemente hará lo siguiente:
- Mejora los tiempos de respuesta de estimaciones.
- Reducir los retrasos en la facturación y la cobranza.
- Asegúrate de que todos los costes facturables estén recogidos.
- Mantener datos financieros precisos del proyecto.
- Mejorar la rentabilidad del proyecto mediante la supervisión administrativa.
- Ofrece una comunicación excepcional con el cliente.
- Apoyar a los Jefes de Proyecto en la ejecución eficiente de proyectos comerciales.
- Ayuda a mantener informes y documentación de proyectos precisos.
- Contribuir al crecimiento general y la excelencia operativa de la División Comercial del equipo SERVPRO Phillips/Smith.
Entorno de trabajo
Este puesto se realiza principalmente en oficinas, con visitas ocasionales a obras comerciales según sea necesario. El puesto requiere comunicación frecuente con clientes, proveedores, subcontratistas, profesionales de seguros y miembros internos del equipo.
Compensación: 40.000,00 $ - 45,000,00 $ al año
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Todos los empleados de una franquicia SERVPRO son contratados, empleados por, y bajo la supervisión y control exclusivo de una franquicia SERVPRO®® de propiedad y operación independiente. Los empleados de la franquicia SERVPRO® no son empleados, empleados conjuntamente por, agentes de, o bajo la supervisión o control de Servpro Franchisor, LLC, de ninguna manera.
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