Coordinador Administrativo de la Oficina

• Contesta y gestiona un alto volumen de llamadas entrantes de forma profesional y eficiente.
  
  
• Sirve como primer punto de contacto para clientes, representantes de seguros, peritos de campo y proveedores.
  
  
• Recopila y documenta la información de los clientes de manera precisa.
  
  
• Envía las llamadas y consultas al jefe de proyecto, estimador, jefe de producción o departamento correspondiente.
  
  
• Proporcionar actualizaciones oportunas a los clientes sobre el estado del proyecto cuando sea apropiado.
  
  
• Mantén una actitud positiva y profesional durante situaciones de servicio de emergencia.
  
  

• Comunícate con compañías de seguros, agentes y peritos de campo sobre proyectos de restauración.
  
  
• Ayuda con la documentación y correspondencia relacionadas con las reclamaciones.
  
  
• Haz un seguimiento de la información de reclamaciones y mantén registros precisos.
  
  
• Coordina la comunicación entre clientes, peritos y miembros del equipo.
  
  

• Realizar la introducción de datos y mantener los archivos de los clientes dentro de los sistemas de gestión de la empresa.
  
  
• Programa citas, inspecciones y reuniones de proyecto.
  
  
• Ayuda con la gestión de archivos de trabajo y la organización de documentos.
  
  
• Preparar informes, correspondencia y otros documentos administrativos según sea necesario.
  
  
• Supervisa y responde a los correos electrónicos de forma oportuna.
  
  
• Mantener registros precisos de las interacciones con clientes y actualizaciones de proyectos.
  
  

• Apoyar a los gestores de proyectos, estimadores y personal de campo con tareas administrativas.
  
  
• Asegúrate de que la información se comunique de forma oportuna a los miembros adecuados del equipo.
  
  
• Ayudar a coordinar los despachos de los servicios de emergencia.
  
  
• Ayuda a mantener la eficiencia del flujo de trabajo entre el personal de oficina y los equipos de campo.
  
  

• Mantener sistemas de archivo organizados, tanto electrónicos como físicos.
  
  
• Colaborar con tareas generales de oficina y proyectos especiales.
  
  
• Apoyar las operaciones diarias de la oficina para garantizar un rendimiento empresarial eficiente.
  
  
• Mantener el compromiso de la empresa con un servicio al cliente excepcional y un profesionalismo.
  
  

• Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
  
  
• Se prefiere experiencia previa en administración, gestión de oficina, atención al cliente, seguros o restauración.
  
  
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
  
  
• Grandes capacidades multitarea y organizativas.
  
  
• Capacidad para mantener la calma y la profesionalidad en situaciones de emergencia.
  
  
• Domino la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook y Salesforce).
  
  
• Gran atención al detalle y precisión.
  
  
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
  
  
• Etiqueta telefónica profesional y habilidades de atención al cliente.
  
  

• Procesamiento o coordinación de reclamaciones de seguros.
  
  
• Experiencia en restauración, construcción, mitigación o remediación en el sector.
  
  
• Trabajando con peritos de campo y aseguradoras.
  
  
• CRM (CRM), programación o software de gestión de proyectos.
  
  

• Salario competitivo
  
  
• Formación remunerada
  
  
• Oportunidades de avance profesional
  
  
• Beneficios de salud (si procede)
  
  
• Tiempo libre remunerado
  
  
• Entorno de equipo de apoyo