Coordinador de Archivos de Empleo / Coordinador de Oficina de SERVPRO de Sarasota
Sarasota/Bradenton
Coordinador de Archivos de Empleo / Coordinador de Oficina de SERVPRO de Sarasota
Tiempo completo • Sarasota/Bradenton
Beneficios:
- Coincidencia 401(k)
- Partidos de la empresa
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Formación y desarrollo
Sobre nosotros
SERVPRO de Sarasota es un líder de confianza en servicios de limpieza, restauración, remediación de moho y reconstrucción de incendios y aguas. Estamos comprometidos a ayudar a propietarios y empresas a recuperarse rápidamente y a ofrecer un excelente servicio al cliente en cada paso.
En SERVPRO de Sarasota, trabajamos duro, nos apoyamos mutuamente y creemos que una cultura laboral positiva es importante. Nos gusta celebrar los éxitos del equipo, decorar para las fiestas y crear un entorno donde los empleados se sientan valorados y disfruten de venir a trabajar cada día.
Buscamos un Coordinador de Archivos de Empleo / Coordinador de Oficina altamente organizado y detallista para unirse a nuestro equipo en crecimiento.
Resumen del puesto
El Coordinador de Archivos de Trabajo / Coordinador de Oficina apoya las operaciones diarias de la oficina gestionando los archivos de puestos, coordinando la comunicación y asistiendo con tareas administrativas para garantizar que todo funcione de forma fluida y eficiente.
Este puesto trabaja estrechamente con y apoya al Gestor de Oficina para ayudar a mantener flujos de trabajo organizados y una comunicación eficaz. Aunque el Gerente de Oficina supervisa las operaciones generales de la oficina, este puesto desempeña un papel clave de apoyo para mantener los archivos de puestos, la documentación y la coordinación en orden.
El candidato ideal es organizado, centrado en el cliente, proactivo y cómodo en un entorno acelerado donde las prioridades pueden cambiar rápidamente. Buscamos a alguien con una personalidad positiva y alegre que disfrute trabajando con las personas, aporte energía al lugar de trabajo y ayude a crear una experiencia acogedora tanto para los clientes como para los miembros del equipo.
Responsabilidades clave
Coordinación de Expedientes de Puestos
- Crea, mantiene y gestiona archivos de trabajos desde el inicio hasta la finalización.
- Asegúrate de que toda la documentación del puesto sea precisa, completa y se entregue a tiempo.
- Supervisa el progreso del trabajo y ayuda con las actualizaciones de archivos y el seguimiento del estado.
- Sube y organiza fotos, presupuestos, facturas y documentación de apoyo.
- Revisa los archivos de trabajo para comprobar el cumplimiento de SERVPRO y los requisitos de las aseguradoras.
- Coordina con los equipos de producción para obtener la información necesaria sobre el puesto.
- Ayuda con la programación de tareas y el seguimiento de los flujos de trabajo para garantizar que los proyectos avancen de forma eficiente.
Administración de Oficinas
- Contesta llamadas entrantes y ofrece un servicio al cliente excepcional.
- Programa citas y coordina la comunicación entre clientes y equipos de campo.
- Ayuda con las consultas de los clientes y las comunicaciones de seguimiento.
- Mantener registros de oficina, sistemas de archivo y documentos administrativos.
- Apoyar los procesos de facturación, cobro y cuentas por cobrar según sea necesario.
- Asistir a la dirección con los informes y proyectos administrativos.
- Ayuda a crear una cultura laboral positiva, atractiva y divertida organizando celebraciones en la oficina, decorando para fiestas y ocasiones especiales, y aportando ideas que mejoren la moral del equipo y la implicación de los empleados.
- Ayuda en la planificación de eventos del equipo, actividades de reconocimiento e iniciativas de oficina que ayudan a que SERVPRO de Sarasota sea un lugar ideal para trabajar.
Atención al cliente
- Actuar como punto de contacto principal para los clientes durante todo el proceso de restauración.
- Comunícate profesionalmente con propietarios, peritos de seguros, proveedores y miembros del equipo.
- Asegúrate de que los clientes reciban actualizaciones puntuales y un servicio excepcional.
Cualificaciones
- Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
- Se prefiere experiencia previa en administración de oficina, coordinación de oficina, atención al cliente o coordinación de proyectos.
- Fuertes habilidades organizativas y multitarea.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
- Gran atención al detalle y habilidades para resolver problemas.
- Actitud amable, optimista y profesional, con una actitud naturalmente positiva y fuertes habilidades interpersonales.
Habilidades preferidas
- Se recomienda mucho experiencia con DASH de Next Gear o software similar de gestión de restauración.
- La experiencia en restauración, construcción, seguros, gestión de propiedades o sectores relacionados es un punto a favor.
- Conocimiento de los procesos de reclamaciones de seguros y restauración de la industria.
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Capacidad para priorizar múltiples proyectos y plazos en un entorno acelerado.
- Actitud profesional y positiva con una mentalidad de equipo primero.
- Personalidad creativa, entusiasta y extrovertida, con pasión por fomentar un entorno de oficina acogedor, agradable y orientado al equipo.
Lo que ofrecemos
- Salario competitivo basado en la experiencia
- Paquete de beneficios patrocinados por el empleador, incluyendo contribuciones al seguro de salud
- Seguro de visión y dental
- Plan 401(k) con aportación de la empresa
- Días libres remunerados y festivos
- Oportunidades de crecimiento y ascenso, incluyendo posible ascenso a puestos de oficina o gerenciales más senior a medida que la empresa siga creciendo
- Formación y desarrollo continuos
- Entorno de equipo de apoyo
- Una cultura laboral positiva que valore el trabajo en equipo, la creatividad y el compromiso de los empleados
Calendario
- Lunes a viernes
- A tiempo completo
- Horas extra ocasionales según sea necesario
Cada franquicia de SERVPRO® es de propiedad y gestión independiente.
Todos los empleados de una franquicia SERVPRO son contratados, empleados y bajo la supervisión y control exclusivos de una franquicia SERVPRO de propiedad y gestión independiente. Los empleados de SERVPRO Franchise no están empleados, ni son empleados conjuntos, ni agentes de SERVPRO Industries, LLC ni SERVPRO Franchisor, LLC (el Franquiciador), de ninguna manera. Todos los formularios de muestra proporcionados por SERVPRO Industries a las franquicias de SERVPRO deben ser revisados y aprobados por el abogado de la franquicia para cumplir con las leyes federales, estatales y locales. Todos los formularios de ejemplo se proporcionan con fines informativos y las franquicias de SERVPRO pueden elegir si los utilizan o no.
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En SERVPRO®, ¡puedes marcar una diferencia positiva en la vida de las personas cada día! Buscamos compañeros automotivados, proactivos, responsables y orientados al servicio que se unan a nuestra misión de ayudar a los clientes en sus momentos más necesitados reparando y restaurando hogares y negocios con un nivel de servicio líder en el sector. Con casi 2.000 franquicias en todo el país, ¡encontrar oportunidades profesionales emocionantes y gratificantes en SERVPRO® cerca de ti es fácil! Esperamos saber de ti.
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