El equipo Olson cree que juntos podemos mejorar el día de hoy. Como Responsable de Oficina, desempeñarás un papel fundamental en la dirección de todas las operaciones de la oficina y en la entrega puntual de todas las funciones de los procesos de la oficina. Este puesto implica una amplia variedad de responsabilidades, desde la programación y atención al cliente hasta la administración financiera, la documentación de cumplimiento, el soporte de RRHH y otras tareas según sea necesario. Este puesto garantiza una coordinación fluida entre clientes, equipos de campo y socios de seguros, aprovechando el software de gestión de trabajos para toda la gestión de proyectos, cumplimiento normativo y seguimiento de documentación.  Las funciones generales de oficina, como redactar correspondencia, archivar y crear informes, también están incluidas en este rol.

Responsabilidades clave

Establecimiento y Evaluación del Proyecto

● Gestionar el equipo de oficina que incluye asistentes administrativos, recepcionistas/despachadores y administradores de cuentas a pagar y cuentas por cobrar.

● Mantener una cultura profesional de oficina.

● Desarrollar, reclutar y velar por la retención del personal del equipo, manteniendo el estilo de Team Olson.

● Asistencia con el servicio al cliente y la gestión de la experiencia del cliente

● Coordinar la comunicación y actividades interdepartamentales de la franquicia.

● Garantizar la formación adecuada a todo el personal de oficina.

● Monitorizar el cumplimiento de la certificación de programas de Cuentas Nacionales.

● Revisar las métricas clave de rendimiento de la oficina (KPM) para cumplir los objetivos/metas de la franquicia.

● Completar el proceso de solicitud para los programas de proveedores.

● Asegurar que se presente la documentación de certificación adecuada a las TPA según sea necesario

● Gestionar y mantener la información local y de cumplimiento de SERVPRO para el Programa de Tormentas.

● Gestionar las certificaciones de subcontratistas, seguros y otras necesidades de documentación.

● Enviar solicitudes de proveedores y subcontratistas a través de software de gestión de trabajos para un seguimiento centralizado y mantener seguros y licencias

● Hacer un seguimiento de todas las aprobaciones de proveedores y documentación de cumplimiento.

● Asegurar que las facturas aprobadas de subcontratistas se presenten semanalmente para su procesamiento

● Completar las actividades diarias de contabilidad.

● Supervisar el cumplimiento federal/estatal y la finalización de la formación en gestión de riesgos.

● Actuar como Experto en la Materia para toda la tecnología y procesos relacionados con la oficina.

● Completar el proceso de incorporación/salida de empleados, entrevistas, documentación y archivos, incluyendo verificaciones de antecedentes

● Garantizar la exactitud de los archivos de empleo y los registros, incluyendo seguros y reclamaciones de compensación laboral

● Facilitar la finalización de revisiones anuales.

● Supervisar la compensación de la franquicia y el plan de personal.

● Administrar la nómina y completar puntualmente las asignaciones de nómina

● Facilitar y mantener la planificación anual de la división de oficinas y gestionar el rendimiento.

● Otras funciones según la dirección del Equipo Olson considere apropiadas para el puesto

Cualificaciones

● Capacidad probada para supervisar múltiples tareas simultáneamente.

● Excelentes habilidades de comunicación, organización y atención al cliente.

● Gran atención al detalle, documentación y precisión en el cumplimiento.

● Capacidad efectiva para tomar decisiones y resolver problemas.

● Capaz de trabajar de forma independiente y colaborativa.

● Conocimiento práctico de las tecnologías actuales de software empresarial

Entorno de trabajo

Este puesto se encuentra en un entorno profesional de oficina. Aunque las funciones principales del puesto se realizan en posición sentada, puede ser necesario algún movimiento dentro de la oficina. Las tareas ocasionales pueden implicar manipular suministros de oficina, archivos o paquetes, con un peso máximo de 10 libras. El puesto requiere el funcionamiento rutinario de equipos estándar de oficina, incluyendo ordenadores, teléfonos y fotocopiadoras.

 

 

Asistentes administrativos

Administradores de AP/AR

Recepcionista/Despachadores

 

Liderazgo de MUO

Gestor de Proyecto MUO

Director de Administración

Director de Apoyo Operativo

Administración Ejecutiva