Coordinador de Construcción
Tiempo completo • Springfield
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
Resumen del puesto
El Coordinador de Construcción proporciona supervisión administrativa centralizada y gestión de cumplimiento para los proyectos de reconstrucción de SERVPRO Construction y de programas de seguros desde la asignación hasta la finalización. Este puesto garantiza la integridad documental, la precisión de los hitos y la preparación para auditorías en todas las plataformas de programas, incluyendo XactAnalysis, Contractor Connection-JobTrack, WorkCenter, canales de aprobación de estimaciones XactAnalysis y software de gestión de construcción DASH. Trabajando en apoyo directo al Gerente de Construcción, este puesto colabora estrechamente con los Jefes de Proyecto, el Estimador Principal, aseguradoras/ajustadores, clientes, subcontratistas y liderazgo interno para mantener el estricto cumplimiento de los estándares de calidad de SERVPRO, obligaciones contractuales, KPIs de programas, cumplimiento normativo y expectativas de los clientes.
Responsabilidades clave
Coordinación de Programas y Proyectos
- Administra todas las tareas de reconstrucción de programas gestionadas por seguros y SERVPRO a través de XactAnalysis, Contractor Connection-JobTrack, WorkCenter y DASH.
- Realizar la revisión diaria de las nuevas asignaciones, validar la precisión de los datos, confirmar la claridad del alcance y asegurar el correcto enrutamiento y propiedad del proyecto.
- Mantener el seguimiento, documentación e informes en tiempo real del estado del proyecto, retrasos y finalizaciones de hitos.
- Introduce y mantén notas de progreso en todos los sistemas aplicables, incluyendo actualizaciones de calendario, plazos de entrega de materiales, decisiones de selección, aprobaciones y plazos de instalación.
- Identificar y documentar los retrasos previos al proyecto o activos y iniciar solicitudes de excepciones POMS cuando sea necesario a través de la Conexión con el Contratista.
- Coordinarse con los Jefes de Proyecto para validar expectativas de plazos, confirmaciones de hitos, necesidades de materiales, selecciones de clientes y alineación con el cumplimiento.
- Mantener una comunicación estructurada y documentada con clientes, aseguradoras, Contractor Connection, socios corporativos de SERVPRO y partes interesadas internas para reforzar las expectativas y estándares del programa.
Liderazgo Administrativo y de Comunicación
- Servir como el principal punto administrativo de coordinación entre la dirección de campo, los departamentos internos, los programas de seguros, los subcontratistas y los clientes.
- Gestiona toda la comunicación escrita con profesionalidad, claridad, urgencia y disciplina documental mediante correo electrónico y correspondencia registrada por el sistema.
- Apoyan la planificación, adquisición de materiales, selección, coordinación de subcontratistas, comunicación con el cliente y necesidades administrativas según lo asignen los Jefes de Proyecto o el Jefe de Construcción.
- Coordina la selección de materiales del cliente, aprobaciones y plazos de decisión para evitar un impacto en el calendario.
- Iniciar órdenes de compra, órdenes de trabajo de subcontratistas y requisiciones de materiales según se indique, asegurando la alineación del presupuesto y el alcance
- Apoyar la satisfacción del cliente y asegurar que los plazos de comunicación estén alineados con los estándares del programa.
Gobernanza de Archivos, Datos y Auditoría
- Subir, organizar y clasificar toda la documentación requerida del proyecto, aprobaciones, fotos y artefactos de cumplimiento en DASH y plataformas de programas de apoyo bajo carpetas y categorías de proyecto adecuadas.
- Realizar auditorías previas a la presentación para asegurar que todos los archivos de trabajos de reconstrucción cumplen con los estándares corporativos y de auditoría de programas de seguros de Servpro.
- Mantener, conciliar y validar registros de seguimiento basados en Excel para asignaciones, aprobaciones, excepciones, finalización de hitos, plazos de pago y actividades de cumplimiento.
- Asegurar la alineación y sincronización de hitos entre DASH, WorkCenter y todas las plataformas de programas para mantener la integridad de los datos.
- Valida la documentación de aprobación de presupuestos mediante confirmación verbal y registro escrito diario.
Tecnología y Responsabilidad de la Plataforma
- XactAnalysis: Supervisa las asignaciones, verifica aprobaciones de estimaciones, introduce notas de comunicación, actualiza el estado de los proyectos y confirma la exactitud del flujo de trabajo.
- Conexión con contratistas / JobTrack: Revisa los informes de cumplimiento, actualiza los hitos, la causalidad de retrasos en documentos y haz un seguimiento de los indicadores de progreso.
- Centro de trabajo: Realizar autoauditorías, actualizar instantáneas de trabajo, asegurar la precisión de los hitos y mantener marcas de tiempo consistentes con DASH.
- GUION: Mantener los registros de los proyectos, asignar tareas, actualizar los hitos de la planificación, hacer seguimiento de la coordinación de materiales y subcontratistas, aprobar documentos y garantizar la coherencia de los datos entre plataformas.
Coordinación de Subcontratistas y Proveedores
- Apoyo a la incorporación de subcontratistas, cumplimiento W9/COI, requisitos de documentación, coordinación de horarios y seguimiento del rendimiento del programa.
- Validar la documentación de cumplimiento de proveedores, las aprobaciones y los compromisos de calendario para proteger los KPIs del programa.
- Asistir a los gestores de proyecto con la comunicación con proveedores, aclaraciones de alcance, confirmaciones de programación y recopilación de documentación.
Operaciones diarias
- Empieza cada día revisando los informes de cumplimiento de Contractor Connection JobTrack y los paneles de XactAnalysis.
- Actualiza todas las asignaciones activas con nuevas notas de progreso, hitos verificados, aprobaciones y registros de cumplimiento.
- Contacta con los Jefes de Proyecto para selecciones, aprobaciones, confirmaciones de hitos o actualizaciones de expedientes pendientes.
- Mantener en todo momento documentación, registros, aprobaciones y marcas de tiempo listas para auditoría.
- Realizar y documentar los seguimientos diarios de aprobación de estimaciones mediante confirmación verbal y registro escrito.
- Asegúrate de que las aprobaciones de estimaciones se registren diariamente en DASH y plataformas de apoyo.
- Monitorizar las señales de escalada de proyectos y las lagunas en la documentación, notificando a la dirección sobre riesgos que afectan al cumplimiento o al calendario.
- Ayudar con el seguimiento del tiempo de entrega de materiales y coordinar proactivamente actualizaciones para evitar el incumplimiento de hitos o acuerdos.
- Apoyar la comunicación con el cliente para garantizar que la capacidad de respuesta esté alineada con las expectativas de servicio a nivel ejecutivo y los estándares del programa.
- Validar los compromisos del calendario de subcontratistas y la documentación de cumplimiento de seguros para mitigar el impacto en los KPI del programa.
- Apoyar la documentación de los órdenes de cambio y el seguimiento de aprobaciones según lo asignen los Jefes de Proyecto o el Jefe de Construcción.
- Ayudar en mejoras operativas del departamento, incluyendo la creación de plantillas, estándares de hitos, flujos de trabajo de cumplimiento y mejoras en procesos administrativos.
Habilidades y competencias
- Disciplina organizativa y administrativa avanzada con una atención al detalle sin concesiones.
- Capacidad para gestionar tareas de reconstrucción de alto volumen y multisistema en un entorno con plazos.
- Habilidades de comunicación escrita y verbal a nivel ejecutivo con un estilo estructurado, profesional y urgente.
- Dominio de Microsoft Excel, Outlook, XactAnalysis, Contractor Connection-JobTrack, WorkCenter y DASH.
- Un sólido conocimiento de la secuenciación de la construcción, documentación de reconstrucción, cumplimiento de programas de seguros, KPIs de programas y estándares de auditoría.
Expectativas de rendimiento
- Mantener un estricto cumplimiento con los estándares corporativos de SERVPRO y los requisitos del programa de Conexión con Contratistas.
- Asegúrate de que todos los hitos del proyecto, documentación, registros, aprobaciones y registros de comunicación sean precisos, actuales y estén listos para auditoría.
- Realiza revisiones de cumplimiento diarias y semanales y resuelve todas las alertas o lagunas en la documentación de forma rápida.
- Demuestra profesionalidad, fiabilidad, responsabilidad proactiva y colaboración transversal.
- Escalar los riesgos de cumplimiento, programación o documentación con anticipación para preservar los estándares del programa y la satisfacción del cliente.
Formación y experiencia
- Se requiere el diploma de bachillerato o GED; se prefiere un título de asociado o grado en Empresariales, Gestión de la Construcción o campo relacionado.
- Se prefiere ampliamente la experiencia en administración de construcción, coordinación de obras o programas de reparación gestionada por seguros.
- Familiaridad con SERVPRO y plataformas de programas de seguros como XactAnalysis, Contractor Connection y WorkCenter.
- Alta alfabetización informática con capacidad para aprender y operar rápidamente nuevas plataformas de software.
Atributos personales
- Organizado: Mantiene datos estructurados, comunicación y disciplina de archivos.
- Detallistas: Garantiza la precisión en hitos, cumplimiento, registros y aprobaciones.
- Colaborativo: Trabaja eficazmente entre equipos internos y socios externos.
- Fiable: Demuestra responsabilidad y coherencia en la ejecución.
- Profesional: Se comunica con claridad, confianza y compostura.
Entorno físico y laboral
- Principalmente en oficina.
- Uso frecuente del ordenador y del teléfono para documentación, aprobaciones, programación y comunicación con la pareja.
- Capacidad para sentarse, estar de pie o caminar durante largos periodos y levantar hasta 25 libras según sea necesario.
- Revisión periódica de la documentación de construcción, fotos, registros de cumplimiento y datos del programa.
Horario y viajes
- Jornada completa, de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
- Puede que se requiera horas extendidas aprobadas ocasionalmente para cumplir con los plazos del programa.
Informa a diario en la oficina; No se requiere viajar de forma rutinaria.
Compensación: 20,00 dólares la hora
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
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