La responsabilidad principal del Coordinador de Archivos de Puesto es monitorizar los contactos entrantes desde la conversión hasta el estado activo del puesto hasta la finalización del trabajo y la facturación de clientes. El Coordinador de Archivos de Trabajo trabajará estrechamente con Producción para mantener un tablero de trabajo en progreso preciso y auditar la documentación diaria de todos los archivos de trabajo. El Coordinador de Expedientes de Trabajo también revisará el alcance, la estimación y la documentación del expediente de trabajo para asegurarse de que se cumplen todos los requisitos del programa y que todo el trabajo realizado esté facturado correctamente.


Responsabilidades principales

• Monitorizar el estado del expediente de trabajo para garantizar la exactitud de toda la documentación diaria

• Comunicarse diariamente durante el día con los equipos de producción para asegurar que toda la documentación necesaria se recoge en el lugar en el momento de la tarea

• Revisar la estimación basada en el alcance y las fotos del equipo de producción

• Mantener un tablero de Trabajo en Progreso preciso para todos los prospectos/proyectos activos

• Supervisar y asegurar que se cumplan todos los requisitos del cliente

• Asegurarse de que toda la información se recoge en la admisión, incluyendo pero no limitándose a, fuente de derivación, compañía de seguros, restricciones de tiempo, gastos iniciales de pago directo, solicitudes específicas del cliente, etc.

• Mantener comunicaciones internas y externas con todas las partes interesadas

• Revisar marcas de tiempo y otros datos para reflejar informes y KPM precisos

• Completar y revisar la documentación del expediente de trabajo para la carga final y el proceso de auditoría

• Realizar auditorías internas de todos los proyectos para asegurar que la estimación abarque todo el trabajo realizado

• Realizar todas las actividades de cierre de trabajo, incluyendo la coordinación con el equipo de contabilidad para garantizar una facturación adecuada

• Asegurarse de que todas las conversaciones, internas y externas, estén completamente documentadas en el diario de trabajo y que todas las propiedades implicadas estén actualizadas

• Asegurarse de que todas las hojas de cálculo estén actualizadas

 

• Se requiere el diploma de secundaria/GED

• Se prefiere experiencia previa en oficina/estimación

• Se requieren habilidades excepcionales de atención al cliente, sólidas capacidades administrativas y excelentes habilidades de comunicación oral y escrita

• Competencia en el uso de diversas herramientas y tecnologías digitales para realizar tareas laborales de forma eficiente

• La experiencia en la restauración o en el sector de seguros es un plus
• Se prefiere experiencia en contabilidad, pero no es obligatoria

 
Requisitos físicos y de entorno laboral

Este es un puesto mayormente sedentario en un entorno de oficina. Sin embargo, puede ser necesario presentar alguna solicitud. Esto puede requerir la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y doblarse o ponerse de pie en un taburete según sea necesario.


Horario laboral normal, horas adicionales y requisitos de viaje 
Este es un puesto a tiempo completo, con horario de trabajo que varía entre las 7:45 a.m. y las 4:30 p.m., de lunes a viernes. Este puesto puede requerir más horas y cierta flexibilidad en el horario dependiendo de las necesidades del negocio.