Asistente Administrativo Grand Rapids

Asistente Administrativo

Tiempo completo • Grand Rapids
Resumen

Realizar todas las tareas administrativas de oficina relacionadas con las llamadas de los clientes, la gestión y el seguimiento de los trabajos, la programación de los trabajos y las actividades de satisfacción del cliente. Realizar tareas generales de oficina, como redactar correspondencia, archivar y crear informes.

Beneficios

  • Salud suplementaria
  • PTO
  • Vacaciones pagadas
  • Coincidencia de 401K
  • OT disponible
Funciones y responsabilidades principales

1. Teléfonos/Programación       
  • Conteste los teléfonos, brinde un servicio al cliente de primer nivel y mantenga el orden de trabajo diario.
  • Coordinación de horarios.
  • Administrar tablero de trabajo en curso (WIP)
2. Gestión de archivos de trabajo        
  • Documentación completa de FNOL
  • Preparar la documentación del trabajo para la tripulación/estimador.
  • Preparar órdenes de trabajo
  • Crear y completar presupuestos.
  • Gestión de la documentación de archivos de trabajo
  • Comunicación de archivos de trabajo con la gerencia y los técnicos
  • Confirmar la actividad del subcontratista
  • Realizar finalizaciones de trabajos (es decir, cargas y envíos finales)
3.      Administración de la oficina
  • Mantener y organizar el sistema de archivos
  • Mantener el calendario/horario de la empresa
  • Ayudar a comunicarse con los clientes y los ajustadores de seguros
  • Boletines de revisión y ruta
  • Mantener el despacho de la empresa
  • Mantener la entrega adecuada a mano de suministros generales y de oficina
  • Ayudar con el correo, el correo electrónico y los faxes salientes y entrantes
  • Mantener el estatus verde del Acuerdo del Programa de Cuentas Nacionales (NAPA)
  • Mantener el estado del programa de terceros compatible
  • Mantener la documentación de cumplimiento específica de la franquicia
  • Ayudar a facturar a los clientes por el servicio
  • Ayudar con las cuentas por cobrar
  • Ayudar con las reuniones de realidad aumentada, cuando sea necesario
  • Ayudar según sea necesario con las preguntas de los nuevos empleados
  • Realizar copias de seguridad de la computadora y pruebas de copias de seguridad
  • Completar la orden de trabajo diaria personal
  • Otras cosas según lo solicitado
Experiencia y habilidades necesarias

  • La experiencia en la oficina es un plus
  • Historial de servicio al cliente de primer nivel
  • Comunicación oral y escrita efectiva
  • Habilidades matemáticas
  • Pensamiento crítico y habilidades de resolución de problemas
  • Jugador de equipo
Educación/Capacitación Formal
  • Familiarizado con Microsoft Office
Requisitos físicos y del entorno de trabajo

Este es un rol en gran medida sedentario en un entorno de oficina. Sin embargo, se requiere cierta presentación. Esto requeriría la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y agacharse o pararse en un taburete según sea necesario.

Horas de trabajo normales, horas de trabajo adicionales y requisitos de viaje 

Este es un puesto de tiempo completo, que trabaja de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, 40 horas por semana. También llamadas telefónicas adicionales de emergencia AOA fuera del horario de atención. Este puesto puede requerir más horas, y puede ser necesaria cierta flexibilidad en los horarios dependiendo de las necesidades del negocio.


Todos los empleados de una Franquicia SERVPRO® son contratados, empleados y bajo la supervisión y control exclusivos de una Franquicia SERVPRO® de propiedad y operación independiente. Los empleados de la Franquicia SERVPRO® no son empleados por, empleados conjuntamente por, agentes de, o bajo la supervisión o control de Servpro Industries, Inc., el Franquiciador, de ninguna manera.
Compensación: $17.00 - $19.00 por hora




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