¡El equipo de SERVPRO Gutiérrez está contratando a un Coordinador de Despacho!

 

Como Coordinador de Despacho, realizará tareas administrativas y de servicio al cliente relacionadas con la recepción y el enrutamiento de llamadas y correos electrónicos, la admisión y el envío de nuevas solicitudes de servicios de mitigación de emergencias y otras referencias, la calificación y priorización de proyectos de manera eficiente, el monitoreo y seguimiento de las rutas y citas de los técnicos, y el apoyo general de la oficina. Las responsabilidades implican la coordinación y la comunicación entre varios equipos, técnicos y clientes para garantizar que los servicios se presten con prontitud y eficacia, y que todos los archivos y bases de datos del proyecto se actualicen adecuadamente.

 

Responsabilidades clave

Servicio al cliente: 

·       Brindar un excelente servicio al cliente creando una primera impresión positiva y manteniendo una actitud profesional y cortés.

·       Asegúrese de que los clientes estén informados sobre el proceso de servicio, los posibles retrasos y reciban detalles completos y precisos sobre los procesos.

·       Manejar las consultas, inquietudes y quejas de los clientes de manera profesional y empática.

·       Aborde los conflictos de programación, las emergencias y los problemas inesperados que puedan surgir durante la prestación del servicio.

 
Programación y Coordinación:
·        Recibir y procesar solicitudes de servicio de los clientes, ya sea a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos o una plataforma en línea
·        Recopile toda la información pertinente del proyecto durante la admisión (FNOL - First Notice of Loss) y los detalles en la base de datos de la empresa
·        Programe citas para que los técnicos visiten los hogares/negocios de los clientes para el servicio de emergencia.
·        Optimice las rutas de los técnicos para minimizar el tiempo de viaje.
·        Seguimiento y seguimiento de las pistas de emergencia pendientes y las referencias laborales
 
Respuesta a emergencias:
·        Maneje las solicitudes de servicio de emergencia comerciales o de grandes pérdidas y despliegue un respondedor prioritario de inmediato en situaciones urgentes.
·        Colaborar con la gerencia si la situación requiere asistencia adicional.
 
Priorización y gestión del tiempo:
·        Priorice las solicitudes de servicio urgente y asigne recursos en consecuencia.
·        Califique y programe proyectos en función de factores como la proximidad geográfica, el tiempo de respuesta, la disponibilidad y el conjunto de habilidades.
·        Supervise el cumplimiento de los técnicos a las ventanas de llegada, realice un seguimiento de su progreso y ajuste los horarios según sea necesario.
 
Comunicación y Documentación:
·        Mantenga canales de comunicación claros y abiertos con clientes, técnicos y otras partes relevantes.
·        Actualice a los clientes sobre los horarios de las citas, los retrasos y cualquier cambio en el horario.
·        Actualice y administre la base de datos de proyectos para realizar un seguimiento de las solicitudes de servicios, las citas, la información del cliente y los estados de los trabajos.
·        Documentar todas las comunicaciones internas y externas en la base de datos del proyecto y/o en los cuadros de mando de TPA (administradores de terceros)
 
Apoyo al equipo: 
·        Coordine con otros despachadores y/o miembros del equipo para garantizar una cobertura y un soporte sin interrupciones.
·        Mantener y actualizar la lista de contactos de la empresa
·        Gestión de inventario de material de oficina
·        Archivar, enviar, recibir y enrutar paquetes, entregas y saludar a los visitantes
 

 

Este es un rol sedentario en un entorno de oficina de ritmo rápido. Se requiere algún tipo de limado, lo que requeriría la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y agacharse o pararse según sea necesario. Capacidad para completar con éxito una verificación de antecedentes sujeta a la ley aplicable

 

Cada Franquicia SERVPRO® es de Propiedad y Operación Independiente.