El equipo de SERVPRO Spinner está contratando a un coordinador de archivos de empleo

Responsabilidades clave

• Supervisa diariamente los archivos de trabajo activos para asegurarte de que la documentación esté completa, precisa y actualizada.
• Mantener una Junta de Trabajo en Progreso (WIP) precisa para todos los proyectos activos.
• Revisa la documentación de campo, fotos, lecturas de humedad y notas de alcance para asegurarte de que estén completos antes de que las tripulaciones abandonen el lugar de trabajo.
• Identificar la información que falta y coordinarse proactivamente con el personal de producción para obtener la documentación requerida.
• Supervisa las puntuaciones de auditoría de los expedientes de trabajo y resuelve deficiencias en la documentación.
• Asegurarse de que se cumplan todos los requisitos del cliente, transportista y de la cuenta nacional a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

• Revisa los alcances de los proyectos y las estimaciones preliminares para verificar su integridad y precisión.
• Ayuda con el desarrollo y revisión de estimaciones usando Xactimate.
• Asegúrate de que los archivos de trabajo contengan toda la documentación necesaria para la facturación, auditoría y cumplimiento.
• Revisa las marcas de tiempo y los datos operativos para apoyar informes y métricas de rendimiento precisas.

• Gestiona el proceso de facturación del cliente para garantizar que el trabajo finalizado se facture de forma precisa, completa y dentro de los plazos establecidos.
• Revisa los presupuestos, la documentación del trabajo, los registros de apoyo y los archivos del proyecto para verificar que todos los servicios realizados están correctamente capturados y facturados.
• Coordinarse con Producción para resolver discrepancias en la facturación y asegurar la entrega oportuna de las facturas.
• Supervisa el envejecimiento de las cuentas por cobrar y ayuda en los esfuerzos de cobro para mantener un flujo de caja saludable y minimizar los saldos pendientes.
• Comunícate profesionalmente con clientes, aseguradoras, administradores externos y clientes comerciales sobre el estado de facturas, consultas de pago y solicitudes de documentación.
• Mantener registros detallados de facturación, actividades de cobro, compromisos de pago y comunicaciones con las cuentas.

• Mantener una comunicación efectiva con los equipos de producción, el personal de oficina, la dirección, los clientes, los subcontratistas, los representantes de seguros y los grupos de interés corporativos.
• Proporciona actualizaciones del proyecto e informes de estado documental según sea necesario.
• Mantén notas y correspondencia precisas dentro de los sistemas de la empresa.
• Ayudar a la dirección con los informes operativos y las métricas de rendimiento de los archivos de trabajo.

• Realizar auditorías internas para asegurar que todo el trabajo realizado esté debidamente documentado y facturado.
• Revisa los presupuestos finales para comprobar su exactitud y el cumplimiento de las directrices del cliente.
• Prepara los archivos de trabajos terminados para su subida, facturación y cierre final.
• Asegúrate de que los proyectos se facturen de forma puntual y precisa.

Cualificaciones

• Se requiere el diploma de bachillerato o GED.
• Se prefiere experiencia previa en administración, coordinación de oficina, coordinación de proyectos, estimación o contabilidad.
• La experiencia en restauración, construcción, seguros, gestión de propiedades o sectores relacionados es muy apreciada.
• Sólidas habilidades de atención al cliente y comunicación.
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Gran atención al detalle y compromiso con la precisión.
• Se prefiere experiencia con Xactimate, XactAnalysis, WorkCenter, QuickBooks u software similar.
• Se prefiere comprender los procesos de facturación, cuentas por cobrar y cobros.

• Español (Preferido)